4 mins read

Organizarea documentatiei sistemului de management integrat mediu-sănătatea și securitatea muncii

Alexandru TUDOSE0

Despre organizarea documentației

Există în general două modalități de a organiza documentația unui sistem de management integrat – folosind structura standardelor (varianta 1) – structura de nivel înalt care este comună tuturor standardelor sau în baza proceselor sistemului de management (varianta 2).

Varianta 1 – în baza structurii standardului

Datorită faptului că ISO 14001 și ISO 45001 se bazează pe High Level Structure putem folosi această structură comună pentru a organiza documentația sistemului de management integrat:

Folder DirectorConținut
Politici_ManualePolitica Mediului
Politica Sănătății și securității muncii
Manualul Sistemului de Management
Registrul informației documentate – lista documentelor
Context_si_Parti_InteresateMatricea de riscuri și oportunități, cerințe legale (autorizații de mediu, evaluări de risc SSM pe posturi), cerințele altor părți interesate
Politici_si_OrganizareManualul SIM (dacă există), Politica integrată Mediu-SSM, Organigrama, Fișele de post cu atribuții SSM/Mediu.
Planificare_si_ObiectiveRegistrul aspectelor de mediu
Programele de management de mediu-SSM (reducere consumuri, deșeuri).
Planul de Prevenire și Protecție (PPP) pentru SSM
Suport_si_ResurseProcedura de control a informației documentate
Procedura de Instruiri
Instruiri: Planul de formare, dovezi instruiri (fișe scanate sau semnate digital).
Echipamente: Fișe tehnice utilaje, verificări ISCIR, metrologii, dovezi acordare EIP (Echipament Individual de Protecție).
Operare_si_ProceduriProceduri Mediu: Gestiunea deșeurilor, substanțe periculoase, intervenție la poluări accidentale.
Proceduri SSM: Lucrul la înălțime, spații închise, LOTO (Lockout/Tagout), permise de lucru cu foc.
Situații de Urgență: Planuri de evacuare, exerciții de simulare.
Evaluarea_PerformanteiProcedură de măsurare și monitorizare
Rapoarte de monitorizare (analize noxe, buletine apă, gestiunea deșeurilor).
Procedura de audit intern
Program, planuri și rapoarte de audit intern
Procedura de analiză a managementului
Rapoarte de analiză a managementului
AmeliorareProcedura de ameliorare continuă
Procedura de management a neconformităților
Registrul de Neconformități, Acțiuni Corective, Rapoarte de Investigare Incidente/Accidente.

Varianta 2 – abordarea procesuală

În această abordare, documentația sistemului de management integrat este organizată în funcție de procesele organizației și de interacțiunea dintre acestea. Cerințele standardelor ISO 14001 și ISO 45001 sunt integrate în procesele existente, fără a crea o structură separată pentru fiecare capitol din standard.

Abordarea presupune o organizație care aplică abordarea bazată pe procese și eventual integrează și alte sisteme de management – precum management securității informației (ISO 27001, TISAX), managementul calității (ISO 9001, IATF 16949).

Pentru exemplificare în procesul de Management strategic putem integra:

  • Diagrama procesului în baza modelului ”Turtle”
    • Procedura de analiză a contextului
      • Formularul de analiză bazat pe SWOT/ PESTEL
      • Legătura la înregistrări

Managementul riscurilor și oportunităților

  • Procedura de management a riscurilor și oportunităților
    • Registrul de riscuri / oportunități
  • Procedura de identificare a părților interesate și asigurarea conformării

În această variantă, documentele de mediu și SSM nu sunt toate concentrate într-un singur folder, ci sunt distribuite în procesele unde sunt utilizate. De exemplu, procedura și instrucțiunile LOTO ar fi în procesul de Mentenanță, gestionarea deșeurilor în procesul de Management al Mediului, iar instruirile în procesul Resurse Umane.

Varianta 2 – abordarea bazată pe procese este varianta modernă și este promovată de ISO și IATF.

Soluții tehnologice recomentate

NivelPlatforme/ abordăriPuncte fortePuncte slabeAmenințări
BazăUtilizarea unor platforme precum GoogleDrive, OneDriveRapiditate implementare
Costuri foarte mici		Control slab al versiunilorȘtergere accidentală
Dependența de serviciul furnizat
MediuSharePoint, Teams, JiraFluxuri de aprobare digitală
Istoric complet al versiunilor
Granularitatea drepturilor de acces		Necesită muncă/ timp pentru configurarea inițială
Costuri cu licențele necesare – M365, Atlassian		Configurări incorecte, plecarea personalului calificat
Dependența de serviciul furnizat
Avansat – 1Software dezvotat de terți – exemple: Effective Software, Quentic Module gata făcute pentru riscuri, incidente, analize, notificări automate la expirări (scadențare).Costuri ridicate de licențiere și implementare.
Personalizare/ customizare limitată de soluție
Timp mediu-lung pentru dezvoltarea și implementarea actualizărilor din standarde.
Avansat – 2Software creat special pentru companie în intern sau cu suport de la terți.Avantajele menționate anterior plus:
– dezvoltarea fluxurilor și structurii 100% pe procesele/ modului de lucru al organizației
– timp redus de actualizare/ implementare
A senior automotive industry specialist, combining IATF 16949 and related tools expertise with engineering and digital tools development to drive continual improvement over first and second tier automotive suppliers. Accustomed to work in multidisciplinary environments across IT, automation, quality, engineering and project management disciplines. Intranet Portals developer enthusiast since 2002 and continual updating the implementation as technology changes. Provided services: - continual improvement/ problem solving implementation by using custom-made digital tools such are Engineering Changes Management Systems (ECR, ECO, ECN - APQP), Risks and opportunities management, Documents Control, lean manufacturing support tools like Andon, working standard digitalization, IoT. - support/ coordination of IATF 16949, ISO 14001 and ISO 45001 management systems implementation including customer specific requirements like Formel-Q, VDA 6.3, ASES.. - employees coaching and trainings for TPM, APQP, SPC, MSA, FMEA and G8D
Website https://operationalmanagementsolutions.eu

Related Posts